Bảo trì phần mềm: 6 việc cần làm định kỳ sau khi bàn giao

Ngày nghiệm thu, phần mềm chạy nhanh, dữ liệu gọn, mọi chức năng đều đúng. Một năm sau, dữ liệu đã tăng gấp nhiều lần, trình duyệt và điện thoại đã cập nhật vài phiên bản, thư viện lập trình bên dưới có bản vá bảo mật mới, và nhân viên bắt đầu than “dạo này phần mềm chậm”. Không có gì hỏng hẳn, nhưng mọi thứ đi xuống từ từ.

Bảo trì phần mềm là những việc làm định kỳ để ngăn chuyện đó: giữ dữ liệu an toàn, hệ thống cập nhật và tốc độ ổn định. Bài này giải thích bảo trì phần mềm gồm những việc gì, khác bảo hành ở đâu và khi nào doanh nghiệp nên ký gói bảo trì.

Bảo trì phần mềm khác bảo hành thế nào?

Hai khái niệm này hay bị dùng lẫn, nhưng khác nhau về bản chất:

	Bảo hành	Bảo trì phần mềm
Mục đích	Sửa lỗi có sẵn trong sản phẩm bàn giao	Giữ hệ thống chạy tốt theo thời gian
Ai chịu chi phí	Bên làm phần mềm, miễn phí trong thời hạn	Doanh nghiệp, theo gói tháng hoặc năm
Thời hạn	Cố định sau nghiệm thu	Liên tục, gia hạn theo kỳ
Phạm vi	Chức năng sai so với tài liệu đã nghiệm thu	Sao lưu, cập nhật, giám sát, tối ưu, chỉnh nhỏ

Tại Viết Phần Mềm, sản phẩm được bảo hành 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu theo chính sách bảo hành. Trong thời gian đó vẫn nên có người lo phần vận hành; sau thời hạn bảo hành, bảo trì phần mềm trở thành việc chính để hệ thống không xuống cấp.

6 việc bảo trì phần mềm cần làm định kỳ

1. Sao lưu dữ liệu và thử khôi phục

Sao lưu là việc quan trọng nhất. Dữ liệu khách hàng, đơn hàng, công nợ mất đi là mất thật, không làm lại được. Một quy trình sao lưu tốt gồm:

• Sao lưu tự động hằng ngày, giữ nhiều bản theo ngày, tuần, tháng.
• Lưu ít nhất một bản ở nơi khác máy chủ chính.
• Định kỳ thử khôi phục từ bản sao lưu. Bản sao lưu chưa từng khôi phục thử thì chưa chắc dùng được.

2. Cập nhật bảo mật

Phần mềm được xây trên nhiều thành phần: hệ điều hành máy chủ, ngôn ngữ lập trình, thư viện, cơ sở dữ liệu. Các thành phần này thường xuyên có bản vá lỗ hổng. Bảo trì phần mềm bao gồm theo dõi và cập nhật những bản vá này có kiểm soát: thử trước, cập nhật sau, có phương án quay lại nếu lỗi.

Ngoài ra cần rà soát định kỳ tài khoản người dùng: khóa tài khoản nhân viên đã nghỉ, đổi mật khẩu quản trị, kiểm tra quyền truy cập.

3. Giám sát hệ thống

Theo dõi máy chủ còn chạy không, tốc độ phản hồi, dung lượng ổ đĩa, chứng chỉ bảo mật (SSL) và tên miền sắp hết hạn. Giám sát tốt giúp phát hiện vấn đề trước khi người dùng gọi điện báo lỗi.

4. Dọn và tối ưu dữ liệu

Dữ liệu tăng làm truy vấn chậm dần. Bảo trì định kỳ gồm dọn tệp tạm, nhật ký cũ, tối ưu chỉ mục cơ sở dữ liệu và lưu trữ dữ liệu quá cũ sang nơi khác nếu cần. Đây thường là cách xử lý “phần mềm dạo này chậm” hiệu quả nhất mà không phải nâng cấp máy chủ.

5. Sửa lỗi phát sinh

Có những lỗi không nằm trong phạm vi bảo hành: trình duyệt mới hiển thị khác, dịch vụ bên thứ ba (cổng thanh toán, Zalo, hóa đơn điện tử) thay đổi cách kết nối, dữ liệu nhập vào theo kiểu chưa từng gặp. Gói bảo trì giúp các lỗi này được xử lý nhanh theo thời gian cam kết.

6. Chỉnh sửa và nâng cấp nhỏ

Thêm một cột báo cáo, đổi mẫu phiếu in, thêm một trạng thái đơn hàng. Những thay đổi nhỏ như vậy thường được tính vào gói bảo trì theo số giờ mỗi tháng, thay vì làm báo giá riêng cho từng việc.

Khi nào doanh nghiệp cần ký gói bảo trì phần mềm?

Không phải phần mềm nào cũng cần cùng một mức bảo trì. Có thể dựa vào ba câu hỏi:

1. Phần mềm ngừng một ngày thì thiệt hại bao nhiêu? Phần mềm bán hàng, thu mua, đặt lịch ngừng là mất doanh thu ngay; cần bảo trì và giám sát chặt.
2. Dữ liệu có thay thế được không? Công nợ, hợp đồng, hồ sơ khách hàng gần như không thể làm lại; sao lưu phải đều đặn.
3. Có người trong công ty lo kỹ thuật không? Nếu không, gói bảo trì là cách đơn giản nhất để có người chịu trách nhiệm.

Gói bảo trì phần mềm nên ghi rõ những gì?

Nội dung	Câu hỏi cần trả lời
Sao lưu	Bao lâu một lần, giữ bao nhiêu bản, lưu ở đâu, bao lâu thử khôi phục
Cập nhật	Cập nhật những thành phần nào, theo lịch nào
Giám sát	Theo dõi những gì, ai nhận cảnh báo
Thời gian phản hồi	Lỗi nghiêm trọng phản hồi trong bao lâu, lỗi nhỏ trong bao lâu
Chỉnh sửa nhỏ	Bao nhiêu giờ mỗi tháng, giờ không dùng có cộng dồn không
Báo cáo	Có báo cáo định kỳ việc đã làm không
Ngoài phạm vi	Việc nào tính phí riêng (chức năng mới, thay đổi lớn)

Gói bảo trì rõ ràng giúp hai bên tránh tranh cãi về việc “cái này có trong gói không”. Mức tham khảo gói bảo trì theo năm có tại trang bảng giá. Với website (không phải phần mềm), Việt Thái Group có dịch vụ bảo trì website và hosting riêng.

Bảo trì phần mềm và chi phí dài hạn

Khi tính chi phí viết phần mềm, nên tính cả chi phí vận hành vài năm: máy chủ, tên miền, dịch vụ bên thứ ba và bảo trì. Một phần mềm được bảo trì đều thường dùng tốt nhiều năm và chỉ cần nâng cấp từng phần; phần mềm bị bỏ mặc thường phải làm lại sớm hơn, tốn kém hơn nhiều.

Nếu doanh nghiệp sở hữu mã nguồn theo hợp đồng, việc bảo trì có thể do bên làm phần mềm hoặc một đơn vị khác đảm nhận. Đây là một lợi ích lớn của việc nhận đủ mã nguồn và tài liệu khi bàn giao.

Câu hỏi thường gặp về bảo trì phần mềm

Bảo trì phần mềm có bắt buộc không?

Không bắt buộc, nhưng nên có với phần mềm đang dùng hằng ngày. Ít nhất cần sao lưu tự động và cập nhật bảo mật; các việc còn lại tùy mức độ quan trọng của hệ thống.

Trong thời gian bảo hành có cần ký bảo trì không?

Bảo hành đã bao gồm sửa lỗi kỹ thuật của sản phẩm. Nếu phần mềm chạy trên máy chủ do doanh nghiệp tự quản lý, vẫn nên có người lo sao lưu, cập nhật và giám sát ngay từ đầu.

Phần mềm do bên khác làm có ký bảo trì được không?

Được, nếu doanh nghiệp có mã nguồn và quyền truy cập máy chủ. Bên nhận bảo trì sẽ rà soát mã nguồn, tài liệu và hạ tầng trước khi báo giá gói phù hợp.

Bao lâu nên thử khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu?

Nên thử định kỳ, ít nhất vài tháng một lần và mỗi khi thay đổi lớn về máy chủ. Việc này nên được ghi trong gói bảo trì.