Kết nối hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng: cách làm và 6 điểm cần kiểm tra

Nhiều doanh nghiệp đã dùng hóa đơn điện tử, nhưng cách làm vẫn thủ công: bán hàng trên một phần mềm, rồi kế toán mở trang của nhà cung cấp hóa đơn, gõ lại tên khách, mã số thuế, từng dòng hàng. Mỗi lần gõ lại là một lần có thể sai: sai mã số thuế, sai đơn giá, sai thuế suất, quên xuất.

Kết nối hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng giúp hóa đơn được lập ngay từ dữ liệu đơn hàng, không nhập lại. Bài này giải thích cách kết nối, 6 điểm cần kiểm tra và các lỗi thường gặp.

Kết nối hóa đơn điện tử hoạt động thế nào?

Hóa đơn điện tử được lập, ký số và gửi cơ quan thuế thông qua phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hầu hết nhà cung cấp có giao diện lập trình (API) để phần mềm khác gửi dữ liệu sang.

Khi kết nối, luồng thường như sau:

1. Nhân viên chốt đơn hàng trên phần mềm bán hàng, chọn xuất hóa đơn.
2. Phần mềm gửi dữ liệu (người mua, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất) sang hệ thống hóa đơn qua API.
3. Hóa đơn được ký số, gửi cơ quan thuế theo đúng quy trình của nhà cung cấp và quy định hiện hành.
4. Phần mềm nhận lại số hóa đơn, mã tra cứu, đường dẫn hóa đơn và lưu vào đơn hàng.
5. Khách nhận hóa đơn qua email, hoặc qua Zalo nếu phần mềm có tích hợp Zalo OA.

Khung pháp lý chung về hóa đơn điện tử là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Vì quy định có thể được cập nhật, khi triển khai kế toán nên đối chiếu với văn bản hiện hành và hướng dẫn của nhà cung cấp.

Cần chuẩn bị gì để kết nối hóa đơn điện tử?

Cần có	Ghi chú
Tài khoản hóa đơn điện tử đang dùng	Đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế qua nhà cung cấp
Thông tin kết nối API	Nhà cung cấp cấp tài khoản, khóa kết nối, môi trường thử nghiệm
Chữ ký số	Theo hình thức nhà cung cấp hỗ trợ (token, ký số từ xa)
Mẫu hóa đơn, ký hiệu	Đã được thiết lập trên hệ thống hóa đơn
Danh mục hàng hóa chuẩn	Tên, đơn vị tính, thuế suất thống nhất giữa hai hệ thống

6 điểm cần kiểm tra khi kết nối hóa đơn điện tử

1. Thông tin người mua

Mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ phải đúng với thông tin đăng ký. Phần mềm nên cho tra cứu mã số thuế khi tạo khách hàng doanh nghiệp, và tách rõ khách lẻ không lấy hóa đơn công ty với khách doanh nghiệp.

2. Thuế suất từng mặt hàng

Mỗi mặt hàng, dịch vụ phải mang đúng thuế suất. Khi có thay đổi chính sách thuế, phần mềm cần cho cập nhật thuế suất theo thời gian áp dụng, không sửa ngược hóa đơn cũ.

3. Đơn vị tính và làm tròn

Quy đổi thùng, hộp, cái; cách làm tròn tiền thuế từng dòng và tổng hóa đơn phải khớp giữa phần mềm bán hàng và hệ thống hóa đơn, nếu không sẽ lệch vài đồng và bị từ chối hoặc sai.

4. Chiết khấu, khuyến mãi

Chiết khấu theo dòng, chiết khấu tổng đơn, hàng tặng kèm cần được thể hiện trên hóa đơn đúng cách. Đây là chỗ hay sai nhất, nên thử kỹ trong môi trường thử nghiệm.

5. Xử lý hóa đơn có sai sót

Hóa đơn đã phát hành mà sai thì phải xử lý theo đúng quy định (điều chỉnh, thay thế), không xóa. Phần mềm nên ghi lại liên kết giữa hóa đơn gốc và hóa đơn xử lý, và giới hạn quyền thao tác này cho kế toán.

6. Khi kết nối gặp lỗi

Mất mạng, hệ thống nhà cung cấp bảo trì, chữ ký số hết hạn: phần mềm phải báo rõ hóa đơn nào chưa phát hành được, cho gửi lại, và không tạo hóa đơn trùng.

Lỗi thường gặp khi kết nối hóa đơn điện tử

• Danh mục hàng hai bên không khớp: cùng một mặt hàng nhưng tên, đơn vị tính khác nhau.
• Không thử trên môi trường thử nghiệm: chạy thẳng hóa đơn thật, sai thì phải xử lý điều chỉnh.
• Không lưu số hóa đơn về đơn hàng: khi khách hỏi lại, phải tra thủ công.
• Ai cũng xuất được hóa đơn: không phân quyền, dễ phát hành nhầm.
• Bỏ qua hết hạn chữ ký số: đến ngày hết hạn, mọi hóa đơn đều lỗi.

Kết nối hóa đơn điện tử trong một dự án phần mềm

Kết nối hóa đơn điện tử thường là một hạng mục riêng trong báo giá, vì phụ thuộc vào nhà cung cấp doanh nghiệp đang dùng. Nên ghi rõ trong tài liệu yêu cầu phần mềm: nhà cung cấp nào, loại hóa đơn nào, ai được xuất, xuất lúc nào. Chi phí và các khoản liên quan được giải thích trong bài chi phí viết phần mềm. Với nhà phân phối, kết nối này thường đi cùng phân hệ công nợ trong phần mềm quản lý nhà phân phối.

Câu hỏi thường gặp về kết nối hóa đơn điện tử

Kết nối hóa đơn điện tử với phần mềm đang dùng có được không?

Thường được, nếu nhà cung cấp hóa đơn có API và phần mềm bán hàng cho phép kết nối hoặc có mã nguồn. Cần khảo sát cụ thể cả hai bên.

Đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử thì phần mềm có phải làm lại không?

Chỉ phần kết nối cần làm lại theo API của nhà cung cấp mới; dữ liệu bán hàng giữ nguyên. Thiết kế phần kết nối tách riêng giúp việc đổi nhà cung cấp nhẹ hơn.

Phần mềm có tự gửi hóa đơn cho khách không?

Có thể: gửi email đường dẫn tra cứu, hoặc gửi qua Zalo nếu đã tích hợp Zalo OA.

Ai chịu trách nhiệm nội dung hóa đơn?

Doanh nghiệp phát hành hóa đơn chịu trách nhiệm nội dung hóa đơn. Phần mềm giúp lập đúng và nhanh, nhưng kế toán vẫn cần đối chiếu và tuân thủ quy định hiện hành.