Chọn công ty viết phần mềm: 10 tiêu chí để không chọn nhầm đơn vị

Một phần mềm quản lý thường đi cùng doanh nghiệp nhiều năm. Trong thời gian đó, đơn vị làm phần mềm là người sửa lỗi, nâng cấp, giữ dữ liệu và trả lời điện thoại khi hệ thống gặp sự cố. Vì vậy chọn đối tác quan trọng không kém chọn tính năng.

Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh giá và thời gian làm. Hai thứ này dễ thấy nhưng nói ít về việc đơn vị đó có làm được đến cùng hay không. Bài này gom 10 tiêu chí giúp chọn công ty viết phần mềm dựa trên bằng chứng, không dựa vào lời hứa.

Vì sao chọn công ty viết phần mềm lại khó?

Phần mềm là sản phẩm vô hình cho đến khi làm xong. Lúc ký hợp đồng, doanh nghiệp chỉ có báo giá, vài buổi trao đổi và những dự án đơn vị kể lại. Khác với mua máy móc, không thể cầm lên xem trước. Vì vậy, cách chắc chắn nhất để chọn công ty viết phần mềm là tìm những dấu hiệu có thể kiểm chứng được.

Trước khi đi hỏi giá, nên chuẩn bị một tài liệu yêu cầu phần mềm ngắn. Gửi cùng một tài liệu cho các bên giúp so sánh đúng phạm vi và thấy ngay bên nào đọc kỹ yêu cầu.

10 tiêu chí chọn công ty viết phần mềm

1. Pháp lý rõ ràng

Kiểm tra tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện. Có thể tra mã số thuế trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Website của đơn vị nghiêm túc thường ghi đủ thông tin này ở chân trang, kèm chính sách bảo mật, thanh toán, bảo hành. Hợp đồng phải ký với pháp nhân, không ký với cá nhân, và có hóa đơn điện tử cho từng khoản thanh toán.

2. Có sản phẩm đang chạy thật

Ảnh chụp màn hình và video demo có thể dựng trong vài ngày. Một sản phẩm đang có người dùng thật thì không. Hãy hỏi: có phần mềm nào đơn vị đã làm mà mình mở ra dùng thử được không? Ví dụ, các dự án phần mềm của Việt Thái Group như Sổ Lưu Trú, Bốc Số, Tôi đẹp, Con Học đều chạy trên tên miền riêng, ai cũng mở được.

3. Hiểu nghiệp vụ, không chỉ hiểu công nghệ

Buổi gặp đầu tiên nói lên nhiều điều. Đơn vị tốt hỏi về cách bạn đang làm việc: ai nhận đơn, ai duyệt, giấy tờ gì, chỗ nào hay sai. Đơn vị chỉ nói về công nghệ, hoặc báo giá ngay khi chưa hỏi gì, thường sẽ làm ra phần mềm đúng kỹ thuật nhưng lệch với thực tế.

4. Quy trình làm việc được viết ra

Hỏi họ làm dự án qua những bước nào, khi nào bạn được xem bản demo, khi nào nghiệm thu. Quy trình được công bố công khai, như quy trình 8 bước của Viết Phần Mềm, giúp bạn biết trước mình phải chuẩn bị gì ở từng bước và tránh bất ngờ giữa chừng.

5. Báo giá chi tiết theo hạng mục

Báo giá tốt liệt kê từng chức năng, ghi rõ đã hay chưa gồm thuế GTGT, có khoản kiểm thử, chuyển dữ liệu, đào tạo, và ghi riêng chi phí máy chủ, tên miền, dịch vụ bên thứ ba. Cách đọc báo giá được hướng dẫn trong bài chi phí viết phần mềm.

6. Bàn giao mã nguồn

Hỏi thẳng: sau khi thanh toán đủ, mã nguồn thuộc về ai? Có bàn giao tài liệu kỹ thuật không? Nếu đơn vị chỉ cho thuê quyền dùng, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc hoàn toàn khi muốn sửa hay mở rộng. Danh sách những thứ cần nhận khi bàn giao có trong bài bàn giao mã nguồn.

7. Bảo hành và thời gian phản hồi

Bảo hành bao lâu, lỗi nghiêm trọng được phản hồi trong bao nhiêu giờ, khắc phục trong bao lâu. Con số cụ thể quan trọng hơn chữ “hỗ trợ tận tình”. Ví dụ, chính sách bảo hành của Viết Phần Mềm ghi rõ 12 tháng và thời gian xử lý theo từng mức độ lỗi.

8. Lịch thanh toán theo tiến độ

Thanh toán chia đợt theo kết quả (ký hợp đồng, duyệt demo, nghiệm thu) an toàn hơn trả gần hết từ đầu. Cẩn trọng với yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân.

9. Có kế hoạch bảo trì sau bàn giao

Phần mềm cần sao lưu, cập nhật bảo mật và chỉnh sửa nhỏ trong suốt thời gian dùng. Hỏi đơn vị có gói bảo trì phần mềm không, gồm những việc gì, giá thế nào. Đơn vị không nói gì về giai đoạn sau bàn giao thường không có kế hoạch cho giai đoạn đó.

10. Giao tiếp rõ ràng, phản hồi đúng hẹn

Trong giai đoạn tư vấn, họ trả lời có đúng hẹn không, có gửi biên bản sau buổi họp không? Cách một công ty viết phần mềm làm việc lúc chưa ký hợp đồng thường là cách làm việc tốt nhất của họ.

Bảng kiểm nhanh khi chọn công ty viết phần mềm

Tiêu chí	Câu hỏi kiểm tra	Dấu hiệu cần cẩn trọng
Pháp lý	Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ?	Chỉ có số điện thoại cá nhân
Sản phẩm thật	Có phần mềm nào mở dùng thử được?	Chỉ có ảnh, video demo
Nghiệp vụ	Họ hỏi gì về quy trình của bạn?	Báo giá trước khi hỏi
Báo giá	Có liệt kê từng chức năng?	Một dòng tổng tiền
Mã nguồn	Ai sở hữu sau khi thanh toán đủ?	Né tránh, “để sau tính”
Bảo hành	Bao lâu, phản hồi trong bao lâu?	Không có con số cụ thể
Thanh toán	Chia đợt theo kết quả?	Trả trước phần lớn
Bảo trì	Có gói bảo trì sau bàn giao?	Không nhắc đến

Câu hỏi nên đặt cho công ty viết phần mềm trong buổi gặp đầu

1. Anh chị đã làm phần mềm nào gần với nghiệp vụ của chúng tôi? Có thể cho xem không?
2. Dự án sẽ chia thành những giai đoạn nào? Khi nào chúng tôi được dùng thử?
3. Ai là người làm việc trực tiếp với chúng tôi trong suốt dự án?
4. Yêu cầu thay đổi giữa chừng được xử lý thế nào?
5. Sau bàn giao, nếu hệ thống ngừng hoạt động lúc 8 giờ tối thì gọi ai?
6. Chúng tôi nhận được những gì khi nghiệm thu: mã nguồn, tài liệu, tài khoản?

Nên chọn công ty viết phần mềm lớn hay nhỏ?

Không có câu trả lời chung. Đơn vị lớn thường có quy trình chặt nhưng chi phí cao và dự án nhỏ dễ bị xếp sau. Đơn vị nhỏ linh hoạt, làm việc trực tiếp với người lập trình, nhưng cần kiểm tra kỹ khả năng duy trì lâu dài. Khi chọn công ty viết phần mềm, điều quan trọng hơn quy mô là đơn vị đó có sản phẩm thật, quy trình rõ và cam kết bằng văn bản hay không.

Nếu đang phân vân giữa làm riêng và dùng phần mềm có sẵn, có thể đọc bài mua phần mềm hay làm riêng của Việt Thái Group.

Câu hỏi thường gặp khi chọn công ty viết phần mềm

Có nên chọn đơn vị báo giá thấp nhất không?

Chỉ nên khi đã đối chiếu cùng phạm vi. Báo giá thấp thường thiếu kiểm thử, chuyển dữ liệu, đào tạo hoặc không bàn giao mã nguồn; các khoản này sau đó thành chi phí phát sinh.

Làm sao biết đơn vị có thật sự làm được dự án?

Xem phần mềm họ đã làm đang chạy thật, hỏi người đã dùng nếu có thể, và kiểm tra cách họ phân tích quy trình của bạn trong buổi khảo sát.

Có cần ký hợp đồng khi dự án nhỏ không?

Có. Hợp đồng ghi phạm vi, giá, tiến độ, nghiệm thu, mã nguồn và bảo hành bảo vệ cả hai bên, kể cả với dự án nhỏ.

Viết Phần Mềm có cho xem sản phẩm đã làm không?

Có. Các sản phẩm Sổ Lưu Trú, Bốc Số, Tôi đẹp, Con Học đều đang chạy, bạn có thể mở và dùng thử ngay tại trang Dự án.