Nghiệm thu phần mềm: quy trình 6 bước và bảng kiểm trước khi ký biên bản

Ký biên bản nghiệm thu là một mốc quan trọng: phần mềm chính thức được bàn giao, thời hạn bảo hành bắt đầu tính và đợt thanh toán cuối đến hạn. Nghiệm thu vội vàng, chỉ bấm thử vài màn hình, thì lỗi thường lộ ra sau khi nhân viên đã dùng thật, lúc đó việc sửa trở nên căng thẳng hơn nhiều.

Bài này hướng dẫn nghiệm thu phần mềm theo 6 bước, kèm bảng kiểm để doanh nghiệp tự thực hiện, không cần biết lập trình.

Nghiệm thu phần mềm là gì?

Nghiệm thu phần mềm là việc bên đặt làm kiểm tra sản phẩm có đúng với những gì đã thống nhất hay không, rồi xác nhận bằng biên bản. Căn cứ để kiểm tra là tài liệu yêu cầu phần mềm và phụ lục chức năng trong hợp đồng. Chức năng nào có trong tài liệu thì phải chạy đúng; chức năng nào không có thì là yêu cầu mới, được tính riêng.

Vì vậy, nghiệm thu tốt bắt đầu từ lúc viết yêu cầu: mỗi chức năng bắt buộc nên có một tình huống kiểm tra cụ thể ngay từ đầu.

Quy trình nghiệm thu phần mềm 6 bước

Bước 1. Chuẩn bị tình huống kiểm tra

Với mỗi chức năng bắt buộc, viết một tình huống có kết quả mong đợi rõ ràng. Ví dụ: “Tạo đơn 5 mặt hàng, áp mã giảm 10%, tồn kho trừ đúng, in được phiếu giao”. Gom thành danh sách, đánh số để theo dõi.

Bước 2. Chuẩn bị dữ liệu và người dùng thật

Dùng dữ liệu gần với thực tế: danh mục hàng hóa thật, vài khách hàng thật, một tháng chứng từ cũ. Mời đúng người sẽ dùng hằng ngày (thu ngân, thủ kho, kế toán) tham gia kiểm tra. Họ phát hiện những chỗ bất tiện mà quản lý thường không thấy.

Bước 3. Chạy thử theo danh sách

Mỗi người chạy các tình huống thuộc phần việc của mình. Thử cả tình huống sai: nhập thiếu, nhập trùng, nhập số âm, mất mạng giữa chừng, hai người sửa cùng một đơn. Phần mềm tốt phải báo lỗi rõ ràng chứ không lưu dữ liệu sai.

Bước 4. Ghi lỗi theo mẫu

Mỗi lỗi ghi một dòng: tình huống, bước làm, kết quả mong đợi, kết quả thực tế, ảnh chụp màn hình, mức độ. Ghi đủ giúp bên làm phần mềm sửa nhanh, không phải hỏi lại.

Mức độ	Ví dụ	Xử lý trước khi ký biên bản
Nghiêm trọng	Không lưu được đơn, tính sai tiền, mất dữ liệu	Bắt buộc sửa
Trung bình	Một báo cáo lọc sai, một nút không hoạt động	Nên sửa, hoặc ghi rõ hạn sửa
Nhỏ	Sai chính tả, lệch bố cục	Ghi vào biên bản, sửa trong bảo hành

Bước 5. Sửa lỗi và kiểm tra lại

Bên làm phần mềm sửa theo danh sách, doanh nghiệp chạy lại đúng tình huống đã lỗi. Nên chạy lại cả các chức năng liên quan, vì sửa chỗ này đôi khi ảnh hưởng chỗ khác.

Bước 6. Ký biên bản nghiệm thu

Biên bản nên ghi: danh sách chức năng đã đạt, lỗi còn tồn (nếu có) và hạn khắc phục, danh sách những thứ đã bàn giao, ngày bắt đầu bảo hành. Theo chính sách bàn giao của Viết Phần Mềm, khách hàng có 7 ngày làm việc để kiểm tra sau khi nhận bàn giao.

Bảng kiểm nghiệm thu phần mềm

Ngoài chức năng, nhiều thứ quan trọng hay bị bỏ qua khi nghiệm thu phần mềm:

Nhóm	Cần kiểm tra
Chức năng	Mọi chức năng bắt buộc chạy đúng tình huống đã viết
Phân quyền	Mỗi vai trò chỉ thấy, chỉ sửa đúng phần của mình; thử đăng nhập từng vai trò
Dữ liệu cũ	Dữ liệu chuyển sang đủ số dòng, đúng số dư, đúng công nợ
Báo cáo	Số liệu khớp với cách tính tay trên cùng một bộ dữ liệu
Thiết bị	Chạy được trên máy tính, điện thoại, trình duyệt đã thống nhất
Tốc độ	Thao tác thường ngày không phải chờ lâu khi có dữ liệu thật
In ấn, xuất file	Phiếu in đúng mẫu, xuất Excel, PDF mở được
Sao lưu	Có sao lưu tự động, đã thử khôi phục ít nhất một lần
Bảo mật	Mật khẩu quản trị đã đổi, tài khoản thử nghiệm đã xóa
Bàn giao	Mã nguồn, tài liệu, tài khoản quản trị, tên miền, máy chủ đứng tên doanh nghiệp

5 sai lầm thường gặp khi nghiệm thu phần mềm

1. Nghiệm thu bằng dữ liệu mẫu: mọi thứ chạy đẹp với 10 dòng dữ liệu, nhưng chậm hoặc sai với 10.000 dòng thật.
2. Chỉ quản lý kiểm tra: người dùng trực tiếp không được thử, đến lúc dùng mới thấy bất tiện.
3. Gộp lỗi với yêu cầu mới: đòi thêm chức năng ngoài tài liệu trong lúc nghiệm thu khiến hai bên tranh cãi. Nên ghi riêng thành yêu cầu bổ sung.
4. Ký trước, kiểm sau: ký biên bản để kịp tiến độ rồi mới dùng thật.
5. Quên kiểm tra phần bàn giao: chưa nhận mã nguồn, tài liệu nhưng đã thanh toán đợt cuối.

Sau khi nghiệm thu phần mềm

Thời hạn bảo hành bắt đầu từ ngày ký biên bản. Lỗi phát sinh sau đó được xử lý theo chính sách bảo hành. Đây cũng là lúc nên lên kế hoạch bảo trì phần mềm và kiểm tra lại toàn bộ những gì đã nhận theo bài bàn giao mã nguồn.

Câu hỏi thường gặp về nghiệm thu phần mềm

Nghiệm thu phần mềm mất bao lâu?

Tùy quy mô. Phần mềm nhỏ có thể kiểm tra trong vài ngày; hệ thống nhiều phân hệ nên nghiệm thu theo từng phân hệ. Thời hạn kiểm tra nên được ghi trong hợp đồng.

Còn lỗi nhỏ có ký biên bản nghiệm thu được không?

Được, nếu lỗi không ảnh hưởng việc sử dụng. Ghi rõ các lỗi còn tồn và hạn khắc phục trong biên bản.

Yêu cầu thêm chức năng lúc nghiệm thu thì tính thế nào?

Chức năng không có trong tài liệu yêu cầu đã ký là yêu cầu mới, được báo giá bổ sung và làm sau, không tính là lỗi.

Không phản hồi trong thời hạn kiểm tra thì sao?

Theo nhiều hợp đồng, quá thời hạn kiểm tra mà bên đặt làm không phản hồi thì sản phẩm được coi là đã nghiệm thu. Tại Viết Phần Mềm, thời hạn này là 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận bàn giao.