Hợp đồng làm phần mềm: 9 điều khoản cần ghi rõ để tránh tranh chấp

Khi dự án đang suôn sẻ, ít ai mở hợp đồng ra đọc. Hợp đồng chỉ thật sự được dùng khi có vấn đề: chậm tiến độ, yêu cầu thêm chức năng, lỗi sau bàn giao, hoặc một bên muốn dừng giữa chừng. Lúc đó, điều gì được ghi rõ thì dễ giải quyết; điều gì không ghi thì thành tranh cãi.

Bài này liệt kê 9 điều khoản nên có trong hợp đồng làm phần mềm và cách viết từng điều khoản. Đây là hướng dẫn thực tế, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể.

Hợp đồng làm phần mềm khác hợp đồng mua bán thế nào?

Mua một món hàng, sản phẩm đã có sẵn, hai bên chỉ cần thống nhất giá và cách giao. Hợp đồng làm phần mềm là hợp đồng cho một sản phẩm chưa tồn tại: hai bên phải thống nhất trước sản phẩm sẽ trông thế nào, làm trong bao lâu, kiểm tra ra sao và ai sở hữu kết quả. Vì vậy, hợp đồng làm phần mềm luôn cần phụ lục kỹ thuật, không chỉ vài trang điều khoản chung.

9 điều khoản cần có trong hợp đồng làm phần mềm

1. Các bên và pháp nhân

Ghi đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cả hai bên. Đây là cơ sở để xuất hóa đơn và giải quyết tranh chấp nếu có.

2. Phạm vi công việc

Phụ lục liệt kê từng chức năng, từng màn hình, từng báo cáo, từng kết nối với hệ thống khác. Cách tốt nhất là đính kèm tài liệu yêu cầu phần mềm đã được hai bên duyệt. Ghi cả những gì không thuộc phạm vi để tránh hiểu lầm.

3. Tiến độ và mốc bàn giao

Chia dự án thành các mốc: khảo sát xong, duyệt thiết kế, bản demo, nghiệm thu. Mỗi mốc có ngày dự kiến và điều kiện để bắt đầu (ví dụ: nhận đủ tài liệu, nội dung từ khách hàng). Ghi rõ tiến độ được lùi tương ứng khi bên nào chậm cung cấp phần việc của mình.

4. Giá và thanh toán

Tổng giá, đã hay chưa gồm thuế GTGT, lịch thanh toán theo từng mốc, hình thức thanh toán, xuất hóa đơn. Thanh toán theo tiến độ an toàn cho cả hai bên. Lịch tham khảo tại Viết Phần Mềm có trong chính sách thanh toán. Ghi riêng các chi phí bên thứ ba: tên miền, máy chủ, Zalo ZNS, SMS, hóa đơn điện tử.

5. Thay đổi yêu cầu

Đây là điều khoản quan trọng nhất mà nhiều hợp đồng bỏ qua. Nên quy định: mọi thay đổi được gửi bằng văn bản hoặc email, bên làm phần mềm báo giá và thời gian bổ sung, chỉ thực hiện khi bên đặt làm xác nhận. Không có điều khoản này, “sửa một chút” dễ kéo dài dự án mà không ai chịu chi phí.

6. Nghiệm thu

Cách kiểm tra, thời hạn kiểm tra sau mỗi lần bàn giao, cách ghi lỗi, mức lỗi nào phải sửa trước khi ký biên bản, và điều gì xảy ra nếu quá hạn không phản hồi. Chi tiết cách làm có trong bài nghiệm thu phần mềm.

7. Sở hữu trí tuệ và mã nguồn

Ai sở hữu mã nguồn, từ thời điểm nào (thường là sau khi thanh toán đủ), phạm vi bàn giao gồm những gì, các thư viện mã nguồn mở và thành phần dùng chung được sử dụng theo điều kiện nào. Danh sách cần nhận được liệt kê trong bài bàn giao mã nguồn.

8. Bảo hành, bảo trì và bảo mật dữ liệu

Thời hạn bảo hành, phạm vi bảo hành, thời gian phản hồi và khắc phục theo mức độ lỗi, các trường hợp không bảo hành. Nếu có, ghi kèm gói bảo trì phần mềm sau bảo hành. Thêm cam kết bảo mật: bên làm phần mềm không dùng dữ liệu, thông tin kinh doanh của khách cho mục đích khác, tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi phần mềm xử lý dữ liệu khách hàng.

9. Chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp

Khi nào mỗi bên được chấm dứt, cách đối chiếu khối lượng đã làm, hoàn tiền phần chưa thực hiện, bàn giao phần đã làm. Cách giải quyết tranh chấp: thương lượng, hòa giải, rồi trọng tài hoặc tòa án có thẩm quyền. Tham khảo cách áp dụng tại chính sách hoàn tiền và giải quyết khiếu nại.

Bảng kiểm hợp đồng làm phần mềm

Điều khoản	Đã ghi rõ chưa?
Pháp nhân hai bên	Tên, MST, địa chỉ, người đại diện đúng giấy phép
Phạm vi	Phụ lục chức năng chi tiết; có mục “ngoài phạm vi”
Tiến độ	Các mốc có ngày và điều kiện bắt đầu
Thanh toán	Theo mốc; ghi thuế GTGT; chi phí bên thứ ba ghi riêng
Thay đổi yêu cầu	Gửi bằng văn bản, báo giá bổ sung, xác nhận trước khi làm
Nghiệm thu	Thời hạn kiểm tra, mức lỗi, biên bản
Mã nguồn	Thời điểm chuyển quyền, danh sách bàn giao
Bảo hành, bảo mật	Thời hạn, thời gian xử lý, cam kết dữ liệu
Chấm dứt, tranh chấp	Cách đối chiếu, hoàn tiền, cơ quan giải quyết

Lỗi thường gặp khi soạn hợp đồng làm phần mềm

• Dùng mẫu hợp đồng chung chung tải trên mạng, không có phụ lục kỹ thuật.
• Ghi phạm vi bằng một câu, ví dụ “xây dựng phần mềm quản lý bán hàng”.
• Không ghi chi phí duy trì hằng năm: máy chủ, tên miền, dịch vụ bên thứ ba.
• Không có điều khoản thay đổi yêu cầu, dẫn tới tranh cãi ai chịu chi phí phát sinh.
• Không nói gì về việc chấm dứt sớm, khiến hai bên bế tắc khi dự án dừng giữa chừng.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng làm phần mềm

Có ký hợp đồng điện tử được không?

Được. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy khi đáp ứng quy định về giao dịch điện tử. Viết Phần Mềm ký được cả bản giấy và hợp đồng điện tử.

Ai soạn hợp đồng làm phần mềm?

Thường bên làm phần mềm soạn dựa trên báo giá và tài liệu yêu cầu đã duyệt, bên đặt làm đọc và đề nghị chỉnh sửa trước khi ký. Dự án lớn nên có người hiểu pháp lý xem lại.

Hợp đồng có cần ghi thời gian bảo hành không?

Có. Ghi rõ thời hạn, phạm vi và thời gian xử lý theo mức độ lỗi. Tại Viết Phần Mềm, bảo hành 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu.

Muốn dừng dự án giữa chừng thì xử lý thế nào?

Hai bên đối chiếu khối lượng đã thực hiện, lập biên bản, hoàn phần tiền chưa thực hiện và bàn giao phần đã làm theo điều khoản chấm dứt trong hợp đồng.