Phần mềm quản lý nhà phân phối: 8 phân hệ cần có cho đại lý, nhà phân phối

Một nhà phân phối hàng tiêu dùng, vật tư nông nghiệp hay vật liệu xây dựng thường làm việc với hàng trăm điểm bán, mỗi điểm một mức giá, một hạn mức công nợ và một lịch đặt hàng. Nhân viên thị trường đi tuyến mỗi ngày, đơn hàng gửi qua Zalo, kế toán cộng công nợ bằng Excel, kho không biết trước ngày mai cần xuất bao nhiêu.

Phần mềm quản lý nhà phân phối gom các việc đó vào một hệ thống: đơn hàng từ điểm bán đi thẳng vào kho, công nợ cập nhật sau mỗi lần giao, chủ doanh nghiệp xem được doanh số theo tuyến, theo nhân viên ngay trên điện thoại. Bài này nêu 8 phân hệ nên có và cách triển khai từng bước.

Vì sao cần phần mềm quản lý nhà phân phối riêng?

Phần mềm bán hàng tại quầy được thiết kế cho cửa hàng bán lẻ: một mức giá, khách trả tiền ngay. Nghiệp vụ phân phối khác hẳn: giá khác nhau theo cấp đại lý, chiết khấu theo sản lượng, khuyến mãi theo chương trình, giao hàng theo tuyến, công nợ gối đầu nhiều kỳ. Thiếu một phần mềm quản lý nhà phân phối đúng nghiệp vụ, doanh nghiệp thường phải ghi chú tay hoặc thêm Excel bên cạnh, và sai lệch bắt đầu từ đó.

Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn này, bài 6 dấu hiệu cần phần mềm quản lý của Việt Thái Group giúp nhận ra lúc nào nên chuyển.

8 phân hệ trong phần mềm quản lý nhà phân phối

1. Đơn hàng và giá theo đối tượng

Đơn hàng nhận từ nhiều nguồn: nhân viên thị trường, điểm bán tự đặt, gọi điện. Giá tự áp theo cấp đại lý, khu vực, hợp đồng. Đơn qua các trạng thái: chờ duyệt, đã duyệt, đang soạn, đang giao, đã giao, đã thu tiền.

2. Khuyến mãi và chiết khấu

Chương trình theo thời gian: mua X tặng Y, chiết khấu theo bậc sản lượng, thưởng doanh số theo tháng, quý. Phần mềm cần cho phép tự cấu hình chương trình, áp tự động khi lên đơn và ghi rõ trên chứng từ để đại lý kiểm tra.

3. Kho và tồn kho

Nhập, xuất, chuyển kho, kiểm kê; theo dõi theo lô, hạn dùng nếu là hàng có hạn. Cảnh báo hàng sắp hết, hàng sắp hết hạn. Với mô hình bán hàng trên xe, cần thêm kho xe cho từng tuyến.

4. Giao hàng theo tuyến

Gom đơn theo tuyến, in phiếu soạn hàng, phân xe, tài xế xác nhận đã giao và thu tiền ngay trên điện thoại. Hàng trả lại được ghi nhận tại chỗ, kho và công nợ tự điều chỉnh.

5. Công nợ đại lý

Mỗi đại lý có hạn mức nợ, số ngày nợ cho phép, lịch sử thanh toán. Phần mềm chặn hoặc cảnh báo khi đại lý vượt hạn mức, nhắc nợ đến hạn, đối chiếu công nợ theo kỳ. Thu tiền có thể dùng mã VietQR để đối soát nhanh.

6. Nhân viên thị trường

Ứng dụng trên điện thoại: tuyến viếng thăm theo ngày, chụp ảnh trưng bày, ghi nhận tồn tại điểm bán, lên đơn ngay tại chỗ, ghi vị trí check-in. Quản lý xem được ai đã đi tuyến nào, đơn bao nhiêu.

7. Điểm bán và danh mục khách hàng

Hồ sơ từng điểm bán: chủ, địa chỉ, vị trí, cấp đại lý, lịch sử mua, ghi chú chăm sóc. Danh sách điểm bán lâu không đặt hàng để nhân viên ghé lại. Phần này gần với một hệ thống CRM; khái niệm CRM được giải thích trong bài CRM là gì.

8. Báo cáo

Doanh số theo tuyến, nhân viên, mặt hàng, khu vực; tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu; công nợ quá hạn; hiệu quả từng chương trình khuyến mãi. Báo cáo của phần mềm quản lý nhà phân phối xem được trên điện thoại và xuất Excel.

Nên triển khai phần mềm quản lý nhà phân phối theo thứ tự nào?

Giai đoạn	Phân hệ	Lý do
1	Danh mục, giá, đơn hàng, kho, công nợ	Phần lõi; có ngay số liệu tồn kho và công nợ chính xác
2	Giao hàng theo tuyến, thu tiền	Bớt sai lệch giữa giao và thu
3	Khuyến mãi, chiết khấu	Áp tự động, hết tính tay cuối tháng
4	Ứng dụng nhân viên thị trường, báo cáo nâng cao	Mở rộng khi phần lõi đã chạy ổn

Làm từng giai đoạn giúp doanh nghiệp dùng thật sớm, giảm rủi ro và dàn đều chi phí viết phần mềm. Kết nối với phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử có thể làm song song ở giai đoạn 1 hoặc 2.

Chuẩn bị gì trước khi làm phần mềm quản lý nhà phân phối?

• Danh sách đại lý, điểm bán kèm cấp giá, hạn mức nợ.
• Bảng giá theo đối tượng và các chương trình khuyến mãi đang chạy.
• Danh mục hàng hóa, đơn vị tính, quy đổi thùng, lốc, chai.
• Tuyến bán hàng và lịch giao hàng hiện tại.
• Mẫu phiếu giao, phiếu thu, biên bản đối chiếu công nợ đang dùng.

Từ đó, buổi khảo sát sẽ soạn tài liệu yêu cầu phần mềm và báo giá theo từng phân hệ.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý nhà phân phối

Phần mềm quản lý nhà phân phối có chạy trên điện thoại không?

Có, nếu làm dạng web app: nhân viên thị trường, tài xế dùng điện thoại; kế toán, kho dùng máy tính; chủ doanh nghiệp xem báo cáo ở cả hai.

Khuyến mãi thay đổi liên tục thì phần mềm có theo kịp không?

Có, khi chương trình khuyến mãi được thiết kế để người quản lý tự cấu hình (thời gian, điều kiện, mức thưởng), không phải sửa mã mỗi lần.

Có kết nối được với phần mềm kế toán đang dùng không?

Thường được, qua xuất nhập dữ liệu hoặc kết nối trực tiếp nếu phần mềm kế toán có cổng kết nối. Cần khảo sát cụ thể phần mềm đang dùng.

Nên bắt đầu với phân hệ nào?

Danh mục, giá, đơn hàng, kho và công nợ đại lý. Đây là phần tạo ra số liệu chính xác nhất và dễ thấy hiệu quả nhất.