Phần mềm quản lý sản xuất cho xưởng vừa và nhỏ: 7 việc nên số hóa trước

Ở nhiều xưởng sản xuất vừa và nhỏ, kế hoạch nằm trong đầu quản đốc, định mức nguyên liệu nằm trong một file Excel cũ, tiến độ đơn hàng được hỏi qua điện thoại. Mọi thứ chạy được, cho đến khi đơn hàng tăng, thêm ca, thêm sản phẩm. Lúc đó, thiếu nguyên liệu giữa ca, giao trễ đơn hàng và không biết lãi lỗ thật của từng sản phẩm trở thành chuyện thường ngày.

Phần mềm quản lý sản xuất cho xưởng nhỏ không cần đồ sộ như một hệ thống ERP. Nó cần làm tốt vài việc cốt lõi: biết cần bao nhiêu nguyên liệu, đơn hàng đang ở công đoạn nào, kho còn bao nhiêu và mỗi sản phẩm tốn bao nhiêu tiền. Bài này nêu 7 việc nên số hóa trước.

Phần mềm quản lý sản xuất khác ERP thế nào?

ERP là hệ thống tích hợp gần như toàn bộ hoạt động doanh nghiệp: tài chính, nhân sự, mua hàng, bán hàng, sản xuất. Triển khai ERP tốn thời gian và chi phí lớn, phù hợp doanh nghiệp đã có quy trình chuẩn hóa. Khi nào nên nghĩ tới ERP được phân tích trong bài ERP là gì của Việt Thái Group.

Với xưởng vừa và nhỏ, một phần mềm quản lý sản xuất gọn, làm đúng quy trình của xưởng, thường mang lại hiệu quả nhanh hơn. Khi doanh nghiệp lớn lên, phần mềm có thể mở rộng thêm phân hệ.

7 việc nên đưa vào phần mềm quản lý sản xuất

1. Định mức nguyên vật liệu

Mỗi sản phẩm có một bảng định mức (BOM): cần những nguyên liệu, phụ liệu nào, bao nhiêu, tỷ lệ hao hụt cho phép. Định mức đúng là nền cho mọi thứ khác: tính nhu cầu nguyên liệu, xuất kho theo lệnh, tính giá thành.

2. Lệnh sản xuất theo đơn hàng

Từ đơn hàng hoặc kế hoạch tồn kho, tạo lệnh sản xuất: sản phẩm, số lượng, ngày cần xong. Phần mềm tự tính nguyên liệu cần dùng theo định mức và báo thiếu trước khi bắt đầu.

3. Theo dõi công đoạn

Lệnh đi qua các công đoạn (cắt, may, lắp ráp, đóng gói…). Tổ trưởng cập nhật số lượng hoàn thành, số lỗi ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng tại xưởng. Quản lý thấy được đơn nào đang kẹt ở công đoạn nào.

4. Kho nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm

Xuất nguyên liệu theo lệnh, nhập thành phẩm khi xong, theo dõi bán thành phẩm giữa các công đoạn. Đối chiếu nguyên liệu thực xuất với định mức để biết chỗ nào hao hụt vượt mức.

5. Kiểm tra chất lượng

Ghi kết quả kiểm tra ở các điểm quan trọng: nguyên liệu đầu vào, sau công đoạn chính, thành phẩm. Ghi nguyên nhân lỗi để biết lỗi thường xảy ra ở đâu, do máy, do người hay do nguyên liệu.

6. Truy xuất lô

Liên kết lô thành phẩm với lô nguyên liệu, ngày sản xuất, ca, người làm. Khi có khiếu nại, xưởng tìm ngay được nguồn gốc. Đây cũng là yêu cầu ngày càng phổ biến của khách hàng lớn và đơn hàng xuất khẩu.

7. Giá thành sản phẩm

Cộng chi phí nguyên liệu thực tế theo lệnh, nhân công theo công đoạn, chi phí chung phân bổ. Giá thành thật giúp báo giá đúng và biết sản phẩm nào thật sự có lãi.

Thứ tự triển khai phần mềm quản lý sản xuất

Giai đoạn	Nội dung	Kết quả
1	Danh mục, định mức, kho nguyên liệu và thành phẩm	Biết đúng tồn kho, đúng nhu cầu nguyên liệu
2	Lệnh sản xuất, theo dõi công đoạn	Biết tiến độ từng đơn hàng
3	Kiểm tra chất lượng, truy xuất lô	Giảm lỗi, trả lời được khiếu nại
4	Giá thành, báo cáo hiệu suất	Báo giá đúng, biết sản phẩm có lãi

Mỗi giai đoạn chạy thật vài tuần rồi mới sang giai đoạn sau. Cách làm này giảm rủi ro và giúp xưởng điều chỉnh quy trình ngay khi phát hiện vấn đề. Chi tiết cách ước lượng ngân sách xem trong bài chi phí viết phần mềm.

Khó khăn thường gặp khi số hóa xưởng sản xuất

• Định mức không cập nhật: sản phẩm đã đổi nguyên liệu nhưng định mức vẫn cũ, làm sai mọi số liệu sau đó. Cần một người chịu trách nhiệm cập nhật định mức.
• Công nhân ngại nhập liệu: màn hình tại xưởng phải thật đơn giản, ít thao tác, dùng được bằng tay đeo găng nếu cần.
• Bỏ qua bán thành phẩm: chỉ theo dõi nguyên liệu và thành phẩm khiến không biết hàng đang nằm ở đâu giữa các công đoạn.
• Muốn làm hết một lần: triển khai tất cả cùng lúc dễ khiến xưởng rối, quay lại cách làm cũ.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý sản xuất

Xưởng nhỏ có cần phần mềm quản lý sản xuất không?

Nên có khi số đơn hàng, sản phẩm và nguyên liệu tăng đến mức Excel và sổ tay không theo kịp: thường xuyên thiếu nguyên liệu, giao trễ hoặc không biết giá thành thật.

Công nhân dùng phần mềm thế nào?

Qua điện thoại hoặc máy tính bảng đặt tại xưởng, với màn hình đơn giản: chọn lệnh, nhập số lượng hoàn thành, số lỗi. Mỗi người chỉ thấy phần việc của mình.

Có kết nối với phần mềm kế toán không?

Có thể, qua xuất dữ liệu hoặc kết nối trực tiếp. Phần nhập xuất kho và giá thành thường là dữ liệu kế toán cần nhất.

Nên bắt đầu từ đâu?

Từ định mức nguyên vật liệu và kho. Khi hai phần này chính xác, lệnh sản xuất và giá thành mới đúng.