Phần mềm quản lý thu mua nông sản: 7 việc nên số hóa cho đại lý cà phê, hồ tiêu

Vào chính vụ, một đại lý thu mua cà phê ở Tây Nguyên có thể cân hàng trăm lượt xe mỗi ngày. Mỗi lượt là một phiếu cân, một lần đo độ ẩm, một cách tính tiền khác nhau tùy nông dân bán đứt hay gửi kho chờ giá. Cuối vụ, sổ sách cộng lại thường lệch: lệch kho, lệch tiền ứng, lệch công nợ, và người chịu thiệt có khi là đại lý, có khi là nông dân.

Phần mềm quản lý thu mua nông sản giúp ghi đúng từng phiếu ngay tại bàn cân, tính tiền theo đúng quy định của đại lý và cho biết mỗi nông dân đang gửi bao nhiêu hàng, nợ bao nhiêu tiền tại bất kỳ thời điểm nào. Bài này nêu 7 việc nên số hóa trước, áp dụng cho đại lý cà phê, hồ tiêu, điều và các nông sản thu mua theo vụ.

Vì sao đại lý cần phần mềm quản lý thu mua nông sản?

Thu mua nông sản khác bán hàng thông thường ở ba điểm. Thứ nhất, giá thay đổi hằng ngày, có khi trong ngày, theo thị trường. Thứ hai, hàng nhận vào chưa phải hàng chuẩn: phải trừ độ ẩm, tạp chất mới ra khối lượng tính tiền. Thứ ba, đại lý vừa là người mua vừa là nơi nông dân gửi hàng và ứng tiền, nên một người có thể vừa có hàng gửi, vừa có khoản nợ.

Trước khi có phần mềm quản lý thu mua nông sản, phần lớn đại lý dùng sổ tay và Excel. Cách này làm được khi số giao dịch ít. Khi lên vài nghìn phiếu mỗi vụ với nhiều người cân, nhiều người chi tiền, những lỗi nhỏ (ghi nhầm số, quên trừ ứng, tính sai giá ngày) cộng lại thành khoản chênh lớn. Dấu hiệu chung khi doanh nghiệp đã vượt quá sức của Excel được tổng hợp trong bài 6 dấu hiệu cần phần mềm quản lý.

7 việc nên đưa vào phần mềm quản lý thu mua nông sản

1. Phiếu cân tại bàn cân

Mỗi lượt cân tạo một phiếu gồm: người bán, loại hàng, khối lượng cân, độ ẩm đo được, tỷ lệ tạp chất và các chỉ tiêu khác đại lý dùng. Phiếu in ngay hoặc gửi qua Zalo cho người bán, có mã để tra lại.

Nếu cân điện tử có cổng kết nối, phần mềm có thể đọc số cân trực tiếp, bớt khâu nhập tay. Đây là kết nối nên khảo sát kỹ vì phụ thuộc loại đầu cân đang dùng.

2. Quy đổi khối lượng theo độ ẩm, tạp chất

Mỗi đại lý có cách quy đổi riêng: độ ẩm chuẩn, mức trừ cho mỗi phần trăm vượt chuẩn, cách trừ tạp chất. Phần mềm cần cho phép đại lý tự cài bảng quy đổi và áp dụng thống nhất cho mọi phiếu, thay vì mỗi người cân tính một kiểu. Phiếu nên hiện rõ cả khối lượng cân và khối lượng sau quy đổi để người bán dễ kiểm tra.

3. Ba loại giao dịch: mua đứt, ký gửi, ứng tiền

Loại	Diễn ra thế nào	Phần mềm cần ghi
Mua đứt	Cân xong chốt giá trong ngày, trả tiền	Giá áp dụng, số tiền, đã trả hay còn nợ
Ký gửi chờ giá	Nông dân gửi hàng, chốt giá sau	Khối lượng gửi, ngày gửi, các lần chốt từng phần
Ứng tiền trước vụ	Đại lý ứng tiền hoặc vật tư, trừ khi bán	Số ứng, lãi hoặc phí (nếu có), số đã trừ

Tách ba loại này là việc quan trọng nhất của phần mềm quản lý thu mua nông sản. Rất nhiều chênh lệch cuối vụ đến từ việc hàng ký gửi bị tính nhầm như hàng đã mua, hoặc tiền ứng quên trừ khi nông dân chốt bán.

4. Bảng giá ngày và chốt giá

Đại lý nhập giá mua theo ngày (hoặc theo buổi) cho từng loại hàng. Khi nông dân chốt bán hàng ký gửi, phần mềm lấy giá của thời điểm chốt, tính tiền, trừ ứng và ghi lịch sử. Chủ đại lý xem được ngay tổng khối lượng đã chốt và chưa chốt để tính toán rủi ro khi giá biến động.

5. Công nợ từng nông dân

Mỗi người bán có một trang công nợ: hàng đang gửi, tiền đang ứng, tiền đại lý còn nợ, lịch sử từng phiếu. Công nợ tự cập nhật sau mỗi giao dịch, không cần cộng sổ cuối ngày. Nông dân có thể nhận bản tóm tắt qua Zalo của đại lý mỗi khi có giao dịch mới, nhờ đó tự kiểm tra được hàng gửi và tiền ứng của mình.

6. Kho, phơi sấy và hao hụt

Trong phần mềm quản lý thu mua nông sản, kho theo dõi theo loại hàng và theo trạng thái (tươi, đang phơi, đã khô, đã xuất). Hàng phơi sấy luôn hao hụt; phần mềm ghi khối lượng trước và sau để biết hao hụt thực tế từng đợt. Quan trọng nhất là đối chiếu tồn kho với tổng hàng ký gửi: biết được bao nhiêu hàng trong kho là của đại lý, bao nhiêu là của nông dân gửi.

7. Bán ra và truy xuất vùng trồng

Khi xuất bán cho doanh nghiệp chế biến, xuất khẩu, phần mềm ghi lô xuất, khối lượng, giá và công nợ với bên mua. Ngày càng nhiều doanh nghiệp xuất khẩu yêu cầu thông tin vùng trồng, ví dụ để đáp ứng quy định chống phá rừng của Liên minh châu Âu (EUDR). Lưu sẵn thông tin nông hộ, vị trí vườn và liên kết từng phiếu thu mua với lô xuất giúp đại lý trả lời yêu cầu này mà không phải lục lại sổ sách.

Nên làm phần mềm riêng hay dùng phần mềm bán hàng có sẵn?

Phần mềm bán hàng phổ thông được thiết kế cho việc bán: nhập hàng giá cố định, bán ra, tính lãi. Nghiệp vụ thu mua nông sản lại có quy đổi độ ẩm, hàng ký gửi chờ giá và tiền ứng trước, nên dùng phần mềm bán hàng thường phải “lách” bằng ghi chú và file Excel đi kèm.

Vì vậy với đại lý có nhiều giao dịch, một phần mềm quản lý thu mua nông sản làm riêng theo đúng cách tính của đại lý thường hợp lý hơn. Có thể bắt đầu bằng phần lõi (phiếu cân, ba loại giao dịch, công nợ), chạy thử một vụ rồi mới thêm kho, truy xuất, kết nối cân. Cách làm từng phần này giúp giảm rủi ro và chi phí viết phần mềm ban đầu.

Chuẩn bị gì trước khi làm phần mềm quản lý thu mua nông sản?

• Mẫu phiếu cân, sổ ký gửi, sổ ứng tiền đang dùng (chụp ảnh là đủ).
• Bảng quy đổi độ ẩm, tạp chất mà đại lý áp dụng.
• Danh sách người dùng: ai cân, ai chi tiền, ai xem báo cáo.
• Danh sách nông hộ và công nợ hiện tại (nếu có ở Excel).
• Loại cân đang dùng, nếu muốn kết nối đọc số cân trực tiếp.

Các thông tin này giúp soạn tài liệu yêu cầu phần mềm nhanh và báo giá sát. Nếu chưa có, chuyên viên sẽ hỏi trong buổi khảo sát.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý thu mua nông sản

Phần mềm quản lý thu mua nông sản có dùng được trên điện thoại không?

Có, nếu làm dạng web app. Người cân dùng máy tính hoặc máy tính bảng tại bàn cân, chủ đại lý xem báo cáo, công nợ trên điện thoại.

Mất mạng lúc đang cân thì sao?

Đây là yêu cầu cần nói rõ khi khảo sát. Phần mềm có thể được thiết kế để lưu tạm trên máy khi mất mạng và đồng bộ khi có mạng lại; cách làm này có chi phí riêng.

Phần mềm có tự tính quy đổi độ ẩm theo cách của đại lý không?

Có. Đại lý cài bảng quy đổi của mình (độ ẩm chuẩn, mức trừ, cách trừ tạp chất), phần mềm áp dụng thống nhất cho mọi phiếu.

Có dùng được cho hồ tiêu, điều, sầu riêng không?

Được. Cách làm giống nhau; chỉ khác chỉ tiêu chất lượng và cách quy đổi của từng loại hàng, được cài theo nhu cầu của đại lý.